Segundo aniversario de ChatGPT y su impacto en la gestión de proyectos

 

Introducción

La inteligencia artificial (IA) ha surgido como una fuerza transformadora en diversas industrias y sectores de economía y sociedad actuales. Entre las muchas tecnologías de IA que al momento están en el escenario tecnológico, ChatGPT, desarrollada por OpenAI, destaca entre otras, por su capacidad para facilitar la comunicación, automatizar tareas y mejorar los procesos de toma de decisiones. Desde su lanzamiento el 30 de noviembre de 2022, ChatGPT ha influido progresiva y en algunos casos significativamente, en el modo en que operan líderes, especialistas, académicos, científicos, estudiantes y público en general; lo que marca un cambio fundamental en el panorama de uso de la tecnología y su aplicación en casos prácticos. 

En este documento, no realizaré una relatoría y reflexión tecnológica de ChatGPT (puede ser motivo de otro artículo) sino más bien, realizaré un conjunto de comentarios y reflexiones acerca del impacto que ha representado la IA Generativa en el ámbito particular de la dirección de proyectos. Esta particularización también la combino por el hecho de haber ya cruzado el primer año de la publicación mi libro “Integrando la Inteligencia Artificial en la Gestión de Proyectos” (Amazon, 2023) y como he mencionado, el segundo año de la presencia de ChatGPT al mundo.

Para una sencilla comprensión, me tomo la siguiente atribución y, en adelante en este documento, las menciones a herramientas de IA, plataformas de IA y LLM (Grandes Modelos de Lenguaje, por sus siglas en inglés) haré referencia indistintamente a: ChatGPT, Gemini, Claude, Llama, Perplexity y otras aplicaciones y tecnologías relacionadas que hoy en día están en el entorno de la Inteligencia Artificial.

La evolución de los roles de gestión de proyectos

Antes de ChatGPT: Tradicionalmente, los gerentes de proyectos tenían  una multitud de responsabilidades que requerían un gran esfuerzo manual. Se dedicaban a actividades que consumían mucho tiempo, como programar reuniones, hacer un seguimiento del progreso del proyecto, administrar presupuestos y comunicarse con los miembros del equipo y las partes interesadas. Estas tareas a menudo generaban ineficiencias y aumentaban el riesgo de errores y retrasos debido a la intervención humana. Posiblemente lo dicho, sea hasta hoy una realidad en muchas partes del mundo y por ende, no sería de extrañarse, puesto que es parte de la realidad y desigualdad de la teoría, la práctica, la experiencia y la tecnología entre las distintas regiones de la sociedad.

Después de ChatGPT: Con la introducción de ChatGPT se inició una revolución a estos roles al disponer de alternativas para automatizar tareas rutinarias y brindar información en tiempo real. Los gerentes de proyectos ahora pueden aprovechar la IA para redactar comunicaciones, generar informes e incluso crear y mejorar planes de proyectos con un aporte mínimo, ya sea con herramientas nuevas que incorporan funcionalidades de IA y otras que ya existían pero, que se ha visto obligadas a renovarse con este propósito. Este cambio les permite enfocarse en la planificación estratégica de alto nivel y mejorar la comunicación y participación con las partes interesadas, lo que en última instancia, mejora los resultados del proyecto y generan mayor valor al proyecto.

Desafíos en la integración de la IA en la gestión de proyectos

A pesar de las ventajas que aporta la IA a la gestión de proyectos, varios desafíos dificultan su integración adecuada. Entre otros desafíos se destacan los siguientes:

• Resistencia al cambio: Muchas organizaciones enfrentan una resistencia cultural al adoptar nuevas tecnologías. Es claro que la integración de la IA en una organización requiere un trabajo progresivo y planificado. Por su parte, los gerentes de proyectos acostumbrados a los métodos tradicionales, pueden dudar en adoptar las herramientas de IA; esto significa que necesitan esforzarse en cambiar su forma de pensar y actuar ante esta nueva realidad.

• Calidad y accesibilidad de los datos: La implementación eficaz de la IA requiere datos de alta calidad. Las organizaciones suelen tener problemas con los silos de datos, los formatos de datos inconsistentes y hasta la tecnología en donde están almacenados. Esto puede impedir la eficacia de la integración de la IA.

• Falta de habilidades: Cada vez es mayor la necesidad de que los gerentes de proyectos desarrollen nuevas habilidades (skills), tanto tecnológicas como interpersonales. Muchos profesionales carecen de la capacitación necesaria para utilizar de manera eficaz las herramientas de IA en sus flujos de trabajo.

• Dependencia excesiva de la tecnología: Si bien la IA puede mejorar la toma de decisiones, existe el riesgo de que los gerentes de proyectos se vuelvan demasiado dependientes de estas herramientas, lo que podría socavar sus habilidades de pensamiento crítico.

• Consideraciones éticas: El uso de la IA plantea cuestiones éticas en relación con la privacidad de los datos y la posibilidad de sesgo en los algoritmos de toma de decisiones. Garantizar la transparencia y la equidad en las aplicaciones de la IA es fundamental.

• Integración con sistemas existentes: Muchas organizaciones tienen sistemas heredados (legacy) que pueden no integrarse fácilmente con nuevas tecnologías de IA, lo que crea problemas de compatibilidad que pueden obstaculizar las ganancias de eficiencia esperadas con la incorporación de la IA. 

Habilidades esenciales para los gerentes de proyectos modernos

Para aprovechar eficazmente herramientas de IA Generativa en general o alguno de los LLM vigentes como es el caso de ChatGPT, los gerentes de proyectos deben desarrollar o mejorar un nuevo conjunto de habilidades; no todas obligatorias, pero si al menos informarse de ellas. Entre las más importantes están las siguientes:

• Alfabetización de la IA: Comprender los fundamentos de la tecnología de la IA, desde conceptos básicos sobre una Red Neuronal, Deep Learning, LLM, etc., hasta escribir apropiadamente un prompt serán altamente recomendables. Se deberá complementarlo manteniéndose informado con las tendencias y herramientas que aparezcan en el entorno de la IA. 

• Alfabetización de datos: Comprender cómo interpretar los datos generados por los sistemas de IA es esencial para tomar decisiones informadas.

• Adaptabilidad: A medida que la tecnología evoluciona rápidamente, los gerentes de proyectos deben estar dispuestos a adaptar sus estrategias y flujos de trabajo para incorporar nuevas herramientas y metodologías.

• Habilidades de colaboración y comunicación: Con la IA manejando tareas rutinarias, los gerentes de proyectos deben enfocarse en fomentar la colaboración y mejorar la comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas para impulsar el éxito del proyecto. Es oportuno recordar que los proyectos las ejecutan las personas y por tanto, es momento de ejercer verdadero liderazgo de servicio con todo el equipo.

• Pensamiento crítico: Si bien la IA puede brindar información basada en el análisis de datos, el juicio humano sigue siendo vital para evaluar esa información y tomar decisiones estratégicas. 

El equilibrio del uso de la IA y los métodos tradicionales

Los gerentes de proyectos tienen cada vez más la tarea de equilibrar el uso de la IA, como ChatGPT, con los métodos tradicionales de gestión de proyectos. Esta integración tiene como objetivo mejorar la eficiencia y, al mismo tiempo, mantener las prácticas fundamentales que han guiado la gestión de proyectos durante décadas. A continuación, se mencionan propuestas de cómo los gerentes de proyectos pueden lograr este equilibrio.

Complementar los métodos tradicionales

Las herramientas de IA no están diseñadas para reemplazar los métodos tradicionales de gestión de proyectos, sino para complementarlos. Los gerentes de proyectos suelen emplear metodologías establecidas como Waterfall, Agile o Hybrid, que proporcionan marcos estructurados para planificar y ejecutar proyectos. Los LLM pueden mejorar estas metodologías haciendo uso de los beneficios mencionados anteriormente como son el automatizar tareas repetitivas, como la programación y la elaboración de informes, lo que permite a los gerentes de proyectos centrarse en la toma de decisiones estratégicas, la participación de las partes interesadas y el liderazgo de servicio. 

Integración con procesos existentes

Para lograr una integración exitosa de la IA es necesario tener en cuenta cuidadosamente los flujos de trabajo existentes en la organización. Los gerentes de proyectos deben seleccionar soluciones de IA que se alineen con sus procesos actuales y que puedan integrarse sin problemas en su software de gestión de proyectos. Por ejemplo, si un equipo utiliza una plataforma de gestión de proyectos específica, es fundamental elegir una plataforma de IA que mejore sus capacidades sin interrumpir los flujos de trabajo establecidos. Esto garantiza que la IA sirva como complemento y no como reemplazo de las prácticas tradicionales.

Formación y gestión del cambio

La introducción de la IA requiere una formación integral y estrategias de gestión del cambio. Los directores de proyectos deben asegurarse de que sus equipos comprendan cómo utilizar de forma eficaz las tecnologías de IA y sus distintas plataformas o LLMs. Esto implica no sólo formación técnica, sino también fomentar una cultura que abrace la innovación respetando las metodologías establecidas. Al involucrar a los miembros del equipo en el proceso de transición, los gerentes de proyectos pueden mitigar la resistencia y mejorar la adopción por parte de los usuarios.

Mantener la supervisión humana

Si bien la IA puede brindar información valiosa y automatizar tareas, la supervisión humana sigue siendo esencial. Los gerentes de proyectos deben evaluar críticamente los resultados generados por los LLM, asegurándose de que las decisiones se alineen con los objetivos de la organización y los requisitos del proyecto. Esto es particularmente importante en escenarios complejos donde se requiere un juicio matizado, como es por ejemplo el área de la salud. Al mantener un equilibrio entre los conocimientos generados por la IA y la experiencia humana, los gerentes de proyectos pueden aprovechar las fortalezas de ambos; es decir, no vemos una competencia, sino una colaboración: humano – máquina.

Aprendizaje continuo, adopción y adaptación

El panorama de la gestión de proyectos está evolucionando rápidamente debido a los avances en la tecnología de la IA. He mencionado que los gerentes de proyectos deben participar en un aprendizaje continuo para mantenerse actualizados sobre las tendencias emergentes y las mejores prácticas relacionadas con la integración de esta tecnología. Esto incluye asistir a talleres, participar en sesiones de capacitación y colaborar con profesionales de TI y otras áreas involucradas, para explorar nuevas herramientas que mejoren los resultados del proyecto. Al mantenerse adaptables, los gerentes de proyectos podrán adoptar IA de manera eficaz y, al mismo tiempo, aplicar y combinar los distintos marcos de la gestión de proyectos.

Consideraciones éticas del uso de la IA

Se ha mencionado como la integración de la IA en la gestión de proyectos aporta numerosos beneficios, pero también plantea importantes consideraciones éticas que los directores de proyectos deben tener en cuenta. Estas consideraciones son fundamentales para garantizar un uso responsable de las tecnologías de la IA y, a la vez, mantener la confianza y la responsabilidad dentro de los equipos y las organizaciones. A continuación, se presentan varias implicaciones éticas asociadas con el uso de la IA en la gestión de proyectos. Algunas podrían ser parte de un proceso de gobernanza en el entorno organizacional.

Privacidad y seguridad de los datos

Los sistemas de IA, dependiendo de su aplicación, podrán requerir acceso a información confidencial de la organización y posiblemente de usuarios o clientes. Es fundamental que los gerentes de proyectos se aseguren de que los datos se recopilen, almacenen y utilicen de forma segura. Un ejemplo importante es considerar el obtener el consentimiento informado de las personas cuyos datos se estarían utilizando e implementar medidas de ciberseguridad sólidas para evitar violaciones de datos. La transparencia en cuanto a cómo se utilizan los datos es vital para mantener la confianza entre los miembros del equipo y las partes interesadas.

Sesgo y equidad

Los algoritmos de los LLM pueden perpetuar o incluso exacerbar los sesgos existentes si se los ha entrenado con conjuntos de datos sesgados. Esto puede generar resultados injustos en los procesos de toma de decisiones, como son por ejemplo la asignación de tareas o las evaluaciones de desempeño. Los gerentes de proyectos deben estar atentos a los datos utilizados para entrenar los sistemas de IA, asegurándose de que reflejen la diversidad y no refuercen los estereotipos. Las auditorías periódicas de los resultados de la IA pueden ayudar a identificar y mitigar los sesgos, promoviendo la equidad en las prácticas de gestión de proyectos.

Responsabilidad y rendición de cuentas

A medida que los sistemas de IA asuman más funciones de toma de decisiones no supervisadas (como es el caso de los AI Agents), determinar la responsabilidad se vuelve un desafío. Los gerentes de proyectos deben establecer líneas claras de responsabilidad por las decisiones tomadas con la ayuda de las plataformas de IA. Esto incluye garantizar que la supervisión humana siga siendo parte integral del proceso de toma de decisiones, lo que permite la intervención cuando sea necesario. Es fundamental que los líderes de proyectos mantengan la responsabilidad final por los resultados, incluso cuando se utilizan herramientas de IA.

Dependencia de la IA

Ya se lo mencionó anteriormente como un desafío, la dependencia excesiva a un sistema de IA puesto que pueden reducir el pensamiento crítico y las habilidades de toma de decisiones entre los gerentes de proyectos y los miembros del equipo. Si bien la IA puede mejorar la eficiencia al automatizar las tareas rutinarias, es importante reiterar que los gerentes de proyectos logren un equilibrio entre aprovechar las capacidades de la IA y mantener el criterio humano en situaciones complejas. Fomentar una cultura que valore tanto la perspectiva humana como la asistencia tecnológica es esencial para una gestión de proyectos eficaz. 

Control y monitoreo

Efectivamente un uso indiscutible de la IA es facilitar el seguimiento del progreso del proyecto. Por otro lado, una ampliación práctica podría realizarse al seguimiento de las contribuciones individuales del equipo, pero, se puede crear una percepción de control entre los miembros del mismo. Esto hay que tomarlo con prudencia ya que puede conducir a una cultura en la que los integrantes se sienten monitoreados en lugar de empoderados. Los gerentes de proyectos deben ser cautelosos sobre cómo implementan las herramientas de monitoreo, asegurándose de promover la transparencia y respetar la privacidad, al mismo tiempo que logran la supervisión holística necesaria, en el desarrollo del proyecto y en la participación de todos los interesados.

Impacto en el empleo

Es muy evidente que la automatización de tareas mediante la IA plantea inquietudes sobre el desplazamiento de puestos de trabajo dentro de los equipos de proyecto. Los gerentes de proyectos deben considerar las implicaciones a largo plazo de la integración de IA en la dinámica del equipo y las oportunidades de empleo. En general, se deben desarrollar estrategias para capacitar o mejorar las habilidades de los empleados cuyas funciones pueden verse afectadas por la automatización, asegurando que la tecnología mejore en lugar de reemplazar las contribuciones humanas. En este punto debemos recordar el siguiente mensaje que ya por demás está bastante difundido y reza: “La IA no tomará tu trabajo, pero alguien que haga un mejor trabajo aplicando la IA, si podrá hacerlo”.

Consideraciones previas al uso de la IA

Una de tantas preguntas importantes que las organizaciones se están haciendo a sus directores de proyectos actualmente es: “¿Estoy preparado para iniciar mi camino para utilizar e integrar la IA en mi organización?”. Entonces es el momento en el cual entra en juego y consideración  aplicar un marco de evaluación, que ayude a la organización el evaluar su preparación previa para iniciar su camino en la IA y posteriormente, le permita desarrollar una hoja de ruta para su exitosa implementación.

Esta evaluación involucra el analizar varios frentes de la organización en base a un conjunto de cuestionarios específicos. En términos generales los frentes que interesan en este análisis son:  

• Entorno Organizacional: Cultura, liderazgo y compromiso con la IA.

• Entorno de Valor Empresarial: Casos de uso de la IA y su potencial impacto.

• Entorno de Datos: Disponibilidad, calidad y gestión de los datos.

• Entorno de Gestión del Cambio: Preparación para la transformación cultural que trae la IA.

• Entorno de Talento Humano: Habilidades y conocimientos del personal en IA.

• Entorno de Infraestructura: Tecnología y recursos para la implementación de la IA.

• Entorno de Ética y Gobierno: Marco regulatorio y principios éticos para el uso de la IA.

Con una valoración de cada uno de estos frentes, se puede llegar a un indicador o Índice que ubica a la organización en un nivel de “madurez” previo al uso de la IA.

De esta manera esta evaluación ayudará al director de Proyectos y a sus interesados a:

• Identificar las brechas entre el estado actual y el estado deseado para la adopción exitosa de la IA; cada organización debería tener su grado de aspiración en la IA.

• Desarrollar una hoja de ruta personalizada con acciones concretas para prepararse para la IA e integrarla progresivamente en la organización.

Entre los principales beneficios de aplicar esta evaluación son:

• Reducir el riesgo de inversiones fallidas en IA.

• Acelerar el tiempo de adopción de la IA.

• Maximizar el retorno de la inversión en IA.

• Fomentar una cultura de innovación en tu organización.

• Obtener una visión holística de la preparación para la IA.

• Priorizar las inversiones en IA con base en datos concretos.

• Desarrollar una cultura de innovación y agilidad.

• Atraer y retener el Talento Humano con habilidades en IA.

• Preparar para el futuro mediato o corto plazo a los nuevos retos de la competencia.

De igual manera, es importante mencionar que todas las empresas independiente de su tamaño, nicho o sector, pública o privada, tienen algo que proporcionar y por tanto algo que mejorar u optimizar, que a la postre puedan convertirse en la oportunidad de experimentar y valorar el uso de la IA, ya sea desde mínimas implementaciones como es el uso de un “Chatbot” hasta varias automatizaciones más avanzadas. 

Finalmente, el director de proyectos debe liderar en su organización el discutir y valorar si el hecho de “subirse al tren de la IA” les permitirá mantenerse y mejorar su presencia en el mercado o, mirar al costado y continuar la rutina; es decir, es responsabilidad de los líderes empresariales de todos los niveles, el visionar el futuro de su organización, visto con los ojos de la innovación tecnológica, la cultura organizacional y la estrategia institucional.

Conclusión

El impacto de ChatGPT y otras herramientas de Inteligencia Artificial Generativa en la gestión de proyectos ha sido significativo, transformando tanto los procesos operativos como los estratégicos. La capacidad de estas tecnologías para automatizar tareas rutinarias, proporcionar análisis en tiempo real y fomentar una comunicación más eficiente ha abierto nuevas oportunidades para optimizar la gestión de recursos, mejorar la toma de decisiones y añadir valor estratégico a los proyectos.

Sin embargo, estas innovaciones también presentan desafíos que no deben ignorarse, como la resistencia al cambio, la calidad de los datos, las consideraciones éticas y la necesidad de desarrollar nuevas habilidades. Un enfoque equilibrado que combine las fortalezas de la IA con la experiencia humana es esencial para maximizar su potencial, mientras se mitigan los riesgos asociados. Una valiosa recomendación estratégica es evaluar previamente al inicio del camino de la IA, el estado de la organización en varios frentes y en base a su resultado, definir su hoja de ruta de proyectos y estrategias para que la integración de la IA sea menos conflictiva.

Próximos a finalizar el año 2024 y en el segundo aniversario de ChatGPT, se nos presenta una oportunidad para reflexionar sobre su impacto y prepararnos para un futuro donde la colaboración entre humanos y máquinas sea la norma. Es un llamado a los líderes y profesionales de la gestión de proyectos a adoptar esta tecnología de manera estratégica y ética, invirtiendo en formación, adaptabilidad y en la construcción de un entorno de trabajo que integre armoniosamente lo tradicional y lo innovador.

Cristóbal Morocho Moreno

PMP-DASM

Noviembre 2024

(* Imagen generada en Canva)