Combatiendo la Falacia de la Planificación en la Gestión de Proyectos con IA: Un Enfoque Basado en Datos y Lecciones Aprendidas

 

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1.- Antecedentes

Uno de los mejores libros que he leído ha sido “Pensar rápido, Pensar despacio” (Thinking, Fast and Slow) del autor y Premio Nobel de Economía Daniel Kahneman (1934-2024)  publicada en el 2011 y, cuyo contenido sigue vigente con mucha fuerza y actualidad.

De entre tantas y valiosas enseñanzas, aclaraciones y verdades que he encontrado en la lectura del libro, está una que volvió a mi memoria hace unos días atrás por un tema profesional, fue sobre la Falacia de la Planificación. En términos sencillos, Kahneman dice que esta falacia surge de nuestra inclinación a enfocarnos (un sesgo cognitivo) en la información del presente y que está a nuestro alcance y subestimar  o no considerar otra información externa y que impactará a nuestro objetivo que puede causar  dificultades en el futuro y en base a ello tomar alguna decisión (no precisamente la mejor). Esta visión optimista, aunque natural, nos lleva a crear planes poco realistas que no consideran los imprevistos, la complejidad inherente a las tareas y las limitaciones de nuestro propio desempeño. Esta situación impacta en prácticamente todo lo que tiene que ver con los proyectos donde el mejor esfuerzo en la planificación es fundamental para el éxito.  Es ahí entonces el motivo de este texto, reflexión y con la ayuda de la aplicación de la Inteligencia Artificial (IA) encontrar unas propuestas de remediación.

Las consecuencias de la Falacia de la Planificación en la gestión de proyectos son diversas y potencialmente graves. Lamentablemente la generalidad actual de los proyectos es que se retrasen, presupuestos que se sobrepasan y los equipos que se sobrecargan, son sólo algunos de los resultados negativos que pueden surgir de una planificación deficiente.

Sin embargo, no estamos condenados a ser víctimas de este sesgo cognitivo. Hoy con la presencia de la Inteligencia Artificial (IA) emerge como una herramienta poderosa para combatir la Falacia de la Planificación y ayudar a los Directores de Proyecto a realizar estimaciones más precisas y realistas. A través de modelos de IA Generativa (Gen AI) como es el caso de ChatGPT o Gemini, podemos aprovechar datos históricos, lecciones aprendidas y análisis avanzado para varias tareas como las siguientes:

• Analizar proyectos similares: Identificar patrones y tendencias en cuanto a tiempo, recursos y costos en proyectos con características similares al actual.
• Identificar lecciones aprendidas: Extraer conocimiento valioso de experiencias pasadas para evitar errores comunes y optimizar la gestión del proyecto.
• Generar estimaciones basadas en datos: Combinar análisis históricos y lecciones aprendidas para generar estimaciones confiables y fundamentadas en evidencia.
• Simular diferentes escenarios: Evaluar el impacto de eventos inesperados en el proyecto, como retrasos, cambios en los requisitos o baja del personal.
• Monitorear y ajustar continuamente: Realizar ajustes en el plan del proyecto en función del progreso real, asegurando una gestión flexible y adaptable a los cambios.

Al incorporar estas estrategias en la planificación del proyecto, podemos mitigar los efectos de la Falacia de la Planificación y aumentar la eficiencia y las posibilidades de alcanzar los objetivos.

2.-     Recomendaciones para superar la Falacia de la Planificación

Existen variada información e investigación acerca de la Falacia de la Planificación, no pretendo refutar o debatir esos trabajos, sino más bien compartir rápidamente mi punto de vista pragmático con cierto tono teórico. Así entonces menciono las siguientes recomendaciones:

1. Recopilación y análisis de datos históricos: Kahneman  y un amigo de este, un experto en planificación llamado Bent Flyvbjerg, sugirieron que la mejor manera de combatir la tendencia a subestimar el tiempo y los recursos necesarios para completar tareas es recopilar y analizar datos históricos de proyectos similares. Al examinar el rendimiento pasado, podemos obtener una comprensión más realista de los desafíos y obstáculos potenciales, lo que en consecuencia nos permite ajustar nuestras estimaciones.

2. Desglosar proyectos en tareas más pequeñas: La falacia de la planificación a menudo surge cuando consideramos proyectos en su totalidad, ignorando la complejidad y el tiempo que requieren las tareas individuales y, adicionalmente, sin considerar datos e información externa que esta alrededor del proyecto (visión desde fuera). Una manera de mitigar esta situación es dividir los proyectos en tareas más pequeñas y manejables, estimando el tiempo y recursos  necesarios para cada una de ellas (recuerde el lector la Work Breakdown Structure - WBS es un ejemplo de ello). Actualmente esta ya es una práctica habitual y recomendada en las metodologías de gestión de proyectos durante la etapa de planificación.

3. Incorporar márgenes de error y “colchón” de tiempo: Es fundamental reconocer que las estimaciones iniciales rara vez son precisas, tienen el sesgo de sobre o sub estimación. Por tanto se sugiere incorporar márgenes de error y/o “colchones” de tiempo en nuestros planes para compensar los eventos inesperados y las desviaciones del plan original. Esto ayuda a evitar la sensación de urgencia y estrés que surge cuando las cosas no salen según lo planeado.

4. Utilizar técnicas de estimación probabilística: En lugar de depender de estimaciones del “ojo experto” se recomienda utilizar técnicas de estimación probabilística. Esto permite tener en cuenta la incertidumbre inherente a cualquier proyecto y proporciona una imagen más completa de las distintas variables como es el tiempo, recursos y riesgos.

5. Adoptar una mentalidad de "aprendizaje y adaptación": Es importante reconocer que los planes no son estáticos y deben adaptarse a medida que avanza el proyecto. Se sugiere adoptar una mentalidad de "aprendizaje y adaptación", donde se monitorea el progreso y se realizan ajustes en el plan según sea necesario. Esto permite flexibilidad y aumenta las posibilidades de éxito del proyecto. Seguro le suena al lector una “mentalidad ágil” pues déjeme decirle que está en lo cierto.

6. Aprovechar la tecnología y las herramientas de gestión de proyectos: Existen numerosas herramientas y tecnologías disponibles para ayudar a gestionar proyectos de manera efectiva y evitar la Falacia de la Planificación. Entonces se recomienda aprovechar estas herramientas para recopilar datos, realizar análisis y someterlos a los modelos de IA para obtener sugerencias basadas en datos.

3.-  Cómo ayuda la IA en evitar la Falacia de la Planificación

No puedo dejar de rematar esta discusión sin tocar y mencionar que la integración de la IA en los enunciados anteriores proporcionará varias ventajas que seguramente ayudarán a los Directores de Proyectos a evitar o minimizar el impacto de la Falacia de la Planificación:

• Mayor precisión en las estimaciones: Permite analizar grandes cantidades de datos históricos y patrones complejos para realizar estimaciones más precisas.
• Reducción de la incertidumbre: Ayuda a identificar y cuantificar riesgos potenciales, permitiendo sugerir e incorporar márgenes de error y “colchones” de las variables analizadas para mitigar su impacto.
• Mejora en la toma de decisiones: Los datos y las predicciones generadas por IA proporcionan información valiosa para tomar decisiones más informadas durante la planificación y ejecución del proyecto.
• Mayor agilidad y adaptación: Permite adaptar los planes del proyecto de manera rápida y efectiva en respuesta a cambios en el entorno o desviaciones del plan original.

Como se puede comprender, la combinación de algunas recomendaciones con la integración de la IA en la gestión de proyectos proporciona un marco poderoso para combatir esta situación, mejorar la precisión de las estimaciones, aumentar la eficiencia y las posibilidades de éxito en la ejecución de proyectos.

4.- Ejemplo de prompt para minimizar la Falacia de la Planificación

Contexto del Escenario:

Rol: Director de Proyecto

Ejemplo de entorno de Proyecto: Realizar estimaciones basadas en datos para tomar decisiones en un proyecto de desarrollo de software.

Disponibilidad de Datos:

• Base de datos de proyectos históricos de desarrollo de software similares.
• Base de datos de lecciones aprendidas en proyectos de desarrollo de software.
• Datos en tiempo real sobre el progreso del proyecto actual.

Tarea:

• Analizar proyectos similares para identificar patrones y tendencias.

Texto del prompt:

> Actuar como experto en análisis de datos. Analizar los datos históricos de proyectos de desarrollo de software similares al [nombre del proyecto actual] con las siguientes características: Tamaño del proyecto [líneas de código, módulos, etc.], con las siguientes funcionalidades principales [Complejidad del proyecto: tecnologías utilizadas, funcionalidades, etc.], y enfocado en el sector de [industria, tamaño, etc.]. Identificar patrones y tendencias en cuanto a: Duración promedio del proyecto, Recursos utilizados [horas de trabajo, personal involucrado, etc.] y costos totales del proyecto. Generar un informe que resuma los hallazgos y proporcione recomendaciones para la planificación del proyecto actual. El informe contendrá el formato de una tabla con las columnas siguientes: Hallazgo, Datos histórico relevante, Comparación con el proyecto actual, Recomendación

Explicación:

Este prompt instruye al modelo de IA para analizar una base de datos de proyectos de desarrollo de software pasados que compartan características similares al proyecto actual. Se extraerá información relevante como la duración promedio, el uso de recursos y los costos totales, identificando patrones y tendencias que pueden ser útiles para la planificación del proyecto en curso. Finalmente el prompt también solicita al modelo de IA generar un informe que resuma los hallazgos y proporcione recomendaciones basadas en el análisis en un formato específico (tabla).

Beneficios:

• Permite al Project Manager comprender mejor el rendimiento histórico de proyectos similares.
• Proporciona información valiosa para la planificación del tiempo, los recursos y el presupuesto del proyecto actual.
• Ayuda a identificar posibles riesgos y desafíos que podrían surgir durante el proyecto.
• Proporciona una ayuda valiosa para minimizar el efecto de la Falacia de la Planificación.

Resumiendo este artículo, la Falacia de la Planificación aunque sea un obstáculo natural, no tiene que ser un impedimento para el éxito en la gestión de proyectos. La IA en combinación con metodologías de planificación adecuadas al proyecto y un enfoque basado en datos, nos brinda las herramientas necesarias para superar este potencial y permanente problema.

Cristóbal Morocho Moreno

PMP - DASM

Julio 2024

(*) Imagen generada en Adobe Firefly