FASES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS APOYADOS CON LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL: PLANIFICACION

 

Imagen: Canva

DURANTE LA PLANIFICACIÓN

La Planificación es uno de las fases más críticas en la Gestión de Proyectos, independientemente del tipo de metodología que se utilice, es decir Tradicional (Waterfall), Ágil (Agile) o Híbrida (Hybrid). Por ejemplo, durante ésta fase se establece todo un conjunto de procesos para que el Equipo del proyecto defina el Alcance, el Cronograma de trabajo, el Presupuesto, los Riesgos, el manejo de Recursos, el manejo de la Comunicación y otras áreas del enfoque Tradicional de la Gestión de Proyectos. Entonces la Inteligencia Artificial (IA) puede mejorar y acelerar la Planificación de varias maneras. A continuación se mencionan algunos ejemplos de ésta ayuda referida:

·         Mejor Selección y Priorización: Generalmente la Selección y Priorización de proyectos puede ser un desafío para cualquier organización. La IA puede ayudar en este aspecto al analizar datos históricos de proyectos anteriores (incluida la base de datos de Lecciones Aprendidas) y otras fuentes de información para identificar patrones y tendencias. Adicionalmente puede ayudar en la evaluación de factores como el Retorno de Inversión (ROI), el Valor Estratégico y la Calificación del Riesgo en general. Todo ello puede contribuir entonces en la Toma de Decisiones más informadas para la Selección y Priorización de proyectos. Un ejemplo de herramienta basada en IA que ayudaría en éste proceso es ClickUp.

·     Optimización del Cronograma: El desarrollo del Cronograma de todo el proyecto o la generación de varios de ellos para proyectos extensos y complejos puede resultar un verdadero reto. Entonces la IA puede analizar la Secuencia de Tareas y las dependencias en base a la Estructura Desglosada de Trabajo (Work Breakdown Structure), o la Lista de Trabajo (Product Backlog) con sus historias, ya sea para identificar la Ruta Crítica del proyecto o, sugerir formas de priorizar los Sprint con sus respectivas historias. Esta ayuda conducirá a los Equipos a reducir el tiempo y los costos del proyecto, puesto que identificará oportunidades para Comprensión (Crashing) y Ejecución Rápida (Fast Tracking) de tareas, o reducir las dependencias y asignar los recursos de manera más efectiva.

·   Simulación de Escenarios: La simulación es una valiosa herramienta basada en datos históricos y datos con proyección. Utilizando este tipo de simulaciones por ejemplo para identificar los riesgos y las oportunidades potenciales durante la Planificación permiten detectar las implicaciones de diferentes decisiones y ajustar diversos parámetros apropiadamente.

 Es claro que los beneficios de incorporar la IA en la Planificación son extremadamente útiles y según vaya desarrollándose, representará una herramienta necesaria en ésta fase de la administración de proyectos.

Por otro lado, debemos en este punto reiterar que la integración de la IA en la Dirección de Proyectos puede ser implementada de diversas maneras, dependiendo del Alcance y los Objetivos del proyecto, es decir, algunas opciones incluirán el uso de aplicativos informáticos con IA integrada, o la personalización de software existente para incluir funcionalidades de IA, o el desarrollo de soluciones personalizadas y específicas para los requisitos del proyecto. En este orden de reflexión ya están vigentes en el mundo tecnológico, algunas herramientas de software que realizan varias actividades y procesos de la Planificación. Un ejemplo de ellas son las siguientes:

·         Offolio: Desarrolla un Plan de Proyecto considerando las restricciones de tiempo, costos y varios procesos propios del proyecto.

·       ScopeMaster: En la industria del software generalmente se aplican Metodologías Ágiles, ésta herramienta puede interpretar los requerimientos de Alcance y como resultado de su procesamiento puede escribir las Especificaciones detalladas del proyecto.

En resumen, se puede concluir que la IA puede ayudar, mejorar y optimizar varias actividades y procesos durante la fase de Planificación del proyecto. Cada caso de uso que se pueda realizar con ésta tecnología deberá ser analizada previamente para establecer los beneficios y limitaciones en base al entorno real del proyecto.

Cristóbal Morocho M.

PMP-DASM

Fuente: La Integración de la Inteligencia Artificial en la Gestión de Proyectos– Un Nuevo Horizonte para los Directores de Proyectos, Cristóbal Morocho M., 2023, Amazon.com

 

Septiembre 2023