Sobre algunas Recomendaciones para Automatizar con IA en la Gestión de Proyectos

 

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La automatización en la Gestión de Proyectos será una consecuencia obvia de la aplicación de la Inteligencia Artificial (IA) en éste campo. A continuación se propone un conjunto de recomendaciones que considero serán pertinentes para implementar ésta automatización en la gestión de proyectos. Estas  propuestas podrían ayudar a las organizaciones a mejorar su eficiencia, efectividad y productividad.  Las recomendaciones son las siguientes:

• Comprender las necesidades del proyecto: Antes de implementar la automatización con inteligencia artificial, es fundamental comprender las necesidades del proyecto. No todos los procesos y tareas son adecuados para la automatización. Es importante identificar aquellos que pueden obtener mayores beneficios con la implementación de la IA. Una vez que tenga una clara comprensión de sus necesidades, puede comenzar a identificar qué tareas se pueden automatizar. De esta manera, se pueden tomar en cuenta a los procesos y las áreas donde podrá ser más efectiva y enfocar mejor los recursos.
• Definición clara de los objetivos: La definición clara de los objetivos del proyecto es fundamental para el éxito de la automatización con IA. Es importante establecer metas específicas y medibles para que se pueda realizar un seguimiento del progreso del proyecto y evaluar su éxito.
• Selección de la tecnología adecuada: Es importante elegir la tecnología adecuada para la automatización con IA. No todas las tecnologías son adecuadas para todas las necesidades del proyecto, por lo que es importante investigar y evaluar diferentes opciones antes de tomar una decisión. Es pertinente investigar en el mercado la variada disponibilidad de herramientas y servicios de gestión de proyectos impulsados por IA disponibles. En definitiva es importante hacer la investigación y elegir una herramienta que sea adecuada para sus necesidades.
• Asegurarse de tener datos de calidad: La calidad de los datos es esencial para la automatización con IA. Es importante asegurarse de tener datos precisos y completos para que los modelos puedan proporcionar resultados precisos y útiles.
• Establecer un equipo de gestión de proyecto sólido: Un equipo de gestión de proyecto sólido es fundamental para el éxito de la automatización con IA. El equipo debe estar formado por personas con experiencia en tecnología y gestión de proyectos. Se debe complementar con una comunicación clara y efectiva con todas las partes interesadas para asegurarse de que se está trabajando en la misma dirección y se están obteniendo los resultados esperados.
• Asegurarse de contar con la infraestructura adecuada: Es necesario contar con una infraestructura adecuada para poder soportar la implementación de la IA en la gestión de proyectos (On Premise o Cloud).
• Establecer un presupuesto adecuado: La automatización con IA puede ser costosa. Es importante establecer un presupuesto adecuado para garantizar que el proyecto cuente el hardware, software, y personal capacitado.
• Comenzar poco a poco: No intente automatizar todo a la vez. Comience automatizando algunas tareas y luego agregue gradualmente más tareas a medida que se sienta más cómodo con el proceso. Debe incorporarse una gran flexibilidad a éste proceso puesto que la IA sigue siendo una tecnología en desarrollo, por lo que es importante ser flexible al automatizar tareas. No todas las tareas serán capaces de ser automatizado perfectamente, y habrá momentos en los que tendrá que intervenir manualmente.
• Evaluar los resultados del proyecto: Una vez que se ha completado la automatización con IA, es importante evaluar los resultados del proyecto. Esto ayuda a identificar los éxitos, los fracasos y proporciona información valiosa para proyectos futuros. Será útil la retroalimentación del equipo para ver cómo funciona ya que permitirá mejorar el proceso de automatización e identificar cualquier área que necesite abordarse y realizar los ajustes necesarios.
• Capacitación al equipo y los usuarios: Es importante capacitar a su equipo sobre cómo usar las herramientas y servicios de gestión de proyectos impulsados por IA que haya elegido. Esto les ayudará a aprovechar al máximo las herramientas y a ser más productivos. De igual manera, los usuarios finales deben estar capacitados en el uso de la automatización con IA para maximizar su eficacia. Es importante proporcionar capacitación adecuada para garantizar que todos en la organización puedan utilizar la tecnología de manera efectiva.
• Establecer una sólida Gestión del Cambio: La automatización con IA puede cambiar la forma en que se realizan las tareas diarias. Es importante tener una sólida gestión del cambio para ayudar a los usuarios a adaptarse a los nuevos procesos y maximizar la eficacia de la automatización.
• Estar abierto a nuevas ideas: A medida que la tecnología de IA continúa desarrollándose, podemos esperar ver aplicaciones aún más innovadoras y sofisticadas de IA en la gestión de proyectos. Esté abierto a nuevas ideas y dispuesto a experimentar con nuevas herramientas y servicios.
• Estar preparado para adaptarse: A medida que cambian las necesidades de gestión de proyectos, es posible que necesite adaptar su estrategia de automatización. Esté preparado para realizar los cambios necesarios para asegurarse de que la automatización siga ayudándole a ser más eficiente y productivo.
• No olvidar el elemento humano: La automatización puede ser una herramienta poderosa, pero es importante recordar que no es un reemplazo para el juicio humano y la toma de decisiones, es decir, se deberá utilizar la automatización para liberar de tiempo al equipo y al Gerente de Proyectos para que puedan centrarse en los aspectos más estratégicos y creativos de la gestión.

Cristóbal Morocho M.

PMP-DASM

Mayo 2023

(*) Fuente de la imagen: Canva